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일본어 비즈니스 메일 작성법

월요일의도쿄2019.06.11 01:02조회 1727추천 2댓글 0

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안녕하세요. 일본취업 커뮤니티 월요일의 도쿄입니다.

 

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예전부터 언제 한번 시간을 내서 일본어 비즈니스 메일 작성법에 대한 글을 적어야겠다고 생각을 하고 있었는데 마침 여유가 생겨 정리를 해보고자 합니다.

 

일본 문화를 어느 정도 이해하고 계신 분이라면 잘 아시겠지만, 절차를 중요시 하는 일본인만큼, 비즈니스 메일에 대해서도 엄격한 룰이 있습니다. 물론 비즈니스 메일은 어느 나라나 기본적인 포맷이 비슷하기 때문에 한국에서 사회생활 경험이 있으신 분들은 예문만 습득하시면 되지 않을까 생각합니다. 

 

기본적인 핵심은 아래 7가지입니다.

 

① 제목

② 수신인

③ 인사말

④ 용건

⑤ 맺음말

⑥ 서명

⑦ 첨부파일

 

메일 뿐만 아니라 편지를 쓸 때도 기본적인 사항이지만, 실제로 메일을 받아보면 위의 항목이 누락된 경우를 자주 보기도 합니다. 

 

제목: 貴社に応募させていただきます

 내용: はじめまして。
 Aと申します。貴社に応募させていただきます。 
 よろしくお願いします。

 첨부파일: A_2019XXXX.pdf

 

- 일본기업에 이런 식으로 메일을 보냈다면 첫인상에서부터 이미 탈락의 고배를 마실 확률이 높습니다.

 

그럼 도대체 어떻게 써야 하는 건지, 각 항목별로 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

① 제목

제목은 보통은 명사형으로 끝내는 편이 좋습니다. 명사형을 만드는 마법의 단어로는 「~の件」, 「~のご連絡」, 「~のご報告」등이 있습니다. 때에 따라서는 「~について(또는 정중형인~につきまして)」로 제목을 붙이기도 합니다.

예1) 履歴書お送りいたします → 履歴書送付の件*

예2) ~に関わる契約書につきまして

* 送付는 1) 본인이 상대방에게 송부하는 것을 지칭하면서, 2) 명사형인 경우에는 ご를 붙이지 않습니다. 

 

또한 건명 앞에는 【소속회사】를 적는 것이 일반적입니다. 간혹 【ご挨拶】 등 목적을 적기도 합니다. 이력서 제출 같은 개인 자격으로 보내는 메일의 경우에는 건명 뒤에 (이름)을 기입하는 방식이 있습니다.

예1) 【月曜日の東京】人材紹介のご提案

예2) 履歴書送付の件(ホン・ギルドン)

참고로 이름과 건명 사이에는 스페이스를 넣을 필요가 없습니다.

 

 

② 수신인

한국인이 가장 많이 하는 실수는 수신인 누락입니다. 본문은 항상 수신인을 밝히며 시작해야 합니다. 특히 상대방에게 처음 메일을 쓰는 경우라면 상대방의 소속 회사명부터 적습니다. 

예) イロハ株式会社
田中様

성 뒤에 전각 띄어쓰기를 넣고 様를 붙이는 경우도 있습니다. 참고로 전각 띄어쓰기는 "ㄱ-한자-1" 특수문자와 너비가 같습니다. 반각:   전각:  

 

수신인이 복수인 경우에는 「各位(각위)」라는 표현을, 수신인이 불명인 경우에는 「ご担当者様」라는 표현을 쓸 수 있습니다. 또한 CC에 누군가를 추가할 때는 누구를 추가했는지 밝혀주는 편이 좋습니다.

예) イロハ株式会社
田中様
(CC:長田様)

 

 

③ 인사말

특별한 경우를 제외하고 「お世話になります。」의 베리에이션으로 시작합니다. 베리에이션은 아래와 같은 종류들이 있습니다.

예1) お世話になっております。

예2) いつもお世話になっております。

예3) 平素より大変お世話になっております。

앞에 미사여구가 많이 붙을 수록 깊은 예의의 표현이지만, 큰 의미를 두는 사람은 없으니 대단한 부탁을 하는 게 아닌 이상「お世話になっております。」로 충분합니다.

 

또한 위에서 말하는 특별한 경우라고 하면 다음의 상황을 생각해볼 수 있습니다.

- 상대방과 내가 굉장히 짧은 시간 내에 계속(당일 수회 이상) 이메일을 주고 받고 있을 때: 「早速のお返事、ありがとうございます。」 등으로 대체 가능.

- 좀전에 보낸 메일에 덧붙여서 메일을 보낼 때(첨부파일 누락 등): 용건만 간단하게 언급함.

 

「お世話になっております。」이후에는 다음과 같은 전개가 가능합니다.

예1) 첫 연락인 경우: (わたくし)~と申します。

예2) 상대방이 나에게 준 연락에 답장하는 경우: ご連絡頂き、誠にありがとうございました。

예3) 예전에 상대방과 관계된 일이 있었던 경우: 先日は~ありがとうございました。

예4) 바로 본론으로 들어가고 싶은 경우: 早速ですが、~

등등

 

 

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비즈니스 메일 작성법이 워낙 복잡하기 때문에 이런 식의 참고서도 있습니다.

 

 

④ 용건

「致す・(させて)いただく・お・ご・(で)ござる・いらっしゃる・おっしゃる 」등, 존경어, 겸양어, 정중어, 미화어의 활용이 필수적입니다. 단, 일본인도 비즈니스 일본어는 어렵다는 점을 잘 알고 있으므로 기대치가 그다지 높지 않습니다. 즉 의미만 전달된다면 조금 틀려도 됩니다. 

가장 많이 쓰이는 「させていただく」에 대해 두가지만 짚어보자면, 먼저 해당 맥락에서 「いただく」를 한자인 「頂く」로 적는 것은 잘못된 표기입니다. 보조용언의 의미로 쓰였기 때문에 '받는다'라는 뜻이 아니며, 한자로 쓴다면 「やってみる」를 「やって見る」라고 쓰는 식이 됩니다.

또 한가지는 「させていただく」를 언제 쓰는가인데, 상대방에게 허락을 받(아야 하)는 경우와 본인이 혜택을 받는 경우에 사용해야 하며, 그 외의 경우에는 「致す」를 쓰면 됩니다. 이번달 JLPT 시험에 응시할 예정이라고 할 때 「受験させていただく」라고 쓴다면 틀린 표현이 되겠죠.

 

그리고 잘 알려져 있다시피 의지나 부탁을 나타내는 경우에는 돌려서 표현하는 경우가 잦습니다. 

예1) ~하고 싶다: ~いただきたく存じます

예2) ~해주셨으면 한다: ~ていただければ幸いです。

 

또한 일정에 대한 연락인 경우 1주일 이상의 여유를 가지고 3가지 이상의 후보일정과 장소, 참석자를 먼저 제시하는 게 일반적입니다. 시간은 24시 기준으로 적으며, 시차가 있는 경우 「(日本時間)」임을 명시해줍니다. 

예) 【第1希望】6月3日(月)14時~
【第2希望】(…)
【第3希望】(…)
【場所】(…)

 

 

⑤ 맺음말

특별한 경우를 제외하고 「宜しくお願いします。」의 베리에이션으로 마무리를 합니다. 베리에이션은 아래와 같은 종류들이 있습니다.

예1) 何卒宜しくお願い致します。

예2) どうぞ宜しくお願い致します。

예3) 今後とも宜しくお願い申し上げます。

예4) 引き続き宜しくお願い申し上げます。

상대방과 2번 이상 연락한 경우에는 계속해서 예4)를 써도 무방합니다.

 

미안하다는 의미를 한층 강조하기 위하여 상황에 따라 아래 문구를 덧붙일 수 있습니다.

예1) お忙しいところ恐縮ですが、~

예2) 大変お手数ですが、~

예3) 恐れ入りますが、~

 

 

⑥ 서명

개인 자격으로 보낼 때는 본인의 성만 적는 경우가 일반적이며, 회사 등 특정기관의 소속으로서 메일을 보내는 경우에는 아래와 같이 연락처를 적습니다.

예) 株式会社OOO
財務部 ホン・ギルドン
〒100-0005 東京都千代田区丸の内三丁目1-1

TEL 03-XXXX-XXXX
FAX 03-XXXX-XXXX
gildong.hong@kaisha.com

 

 

⑦ 첨부파일

첨부파일명은 명확하게 수신자가 명확하게 알아볼 수 있도록 합시다.

예1) 履歴書.pdf (X) 

예2) OPENES_2019XXXX.pdf (X)

예3) ホン・ギルドン.pdf (X)

예4) 履歴書_ホン・ギルドン.pdf (O)

예5) 【イロハ(株)御中】履歴書_ホン・ギルドン.pdf (O)

 

또한 여권 등 중요 개인정보가 포함된 첨부파일을 보낼 때는 압축 후 암호를 걸어서 보내는 경우가 많습니다. 이때 본문 + 압축파일을 하나의 메일에 보내고, 암호만 따로 별도의 메일에 보내는데, 이 방식이 효용이 있는가를 떠나서 실제로 일본에서 이런 식의 이메일 송수신이 흔하게 이뤄지고 있으니 참고하시기 바랍니다. 

 

위의 서식을 토대로 이력서 제출에 관한 샘플 이메일을 작성해보았습니다.

 

履歴書送付の件(ホン・ギルドン)

ABC株式会社
田中様

お世話になっております。
キムより紹介頂きました、ホン・ギルドンと申します。

早速ですが、履歴書及び職務経歴書を送付申し上げますので、ご確認をお願い致します。
履歴書用の写真が準備できておらず、申し訳ございません。
明日、写真撮影をする予定ですので、写真貼り付け後の履歴書は出来次第、送付致します。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
どうぞ宜しくお願致します。

ホン

履歴書_ホン・ギルドン.pdf
職務経歴書_ホン・ギルドン.pdf

 

 

비즈니스 일본어와 일본의 비즈니스 매너는 외국인이 가장 어려워 하는 부분 중 하나입니다. 반대로 그만큼 잘 알면 알수록 큰 어드밴티지로 작용할 수 있습니다. 특히 인터넷 상에 굉장히 많은 예문(例文)들이 있으니, 쓰다가 막히는 일이 있으면 일본어로 관련 예문을 검색해보시는 걸 추천드립니다. 원리를 알아도 실제로 어떻게 메일이 쓰이고 있는지는 예문을 통해서밖에 알 수 없으니까요!

 

 

새가 나비가 된다.
정말 구름이 비가 된다.

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